Lecos GmbH: Kommunikationsplattform für externe Partner

 
Referenz
Adolphs, Christoph; Gerz, Matthias (2011): Fallstudie Lecos GmbH, in: Koch, Michael; Schubert, Petra (Hrsg.): Wettbewerbsfaktor Business Software, S. 193 - 210, München: Hanser Verlag, 2011
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Inhaltsverzeichnis:

1. Unternehmensprofil

Die Lecos GmbH ist Berater und Dienstleister für kommunale IT- und Telekommunikationslösungen. Sie erbringt Leistungen für die öffentliche Verwaltung. Der Schwerpunkt liegt auf Kommunen in Mitteldeutschland und kommunalen Eigenbetrieben (z.B. Oper, Gewandhaus und Musikschule Leipzig). Der Hauptkunde von Lecos ist die Stadt Leipzig.

Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Die Lecos GmbH wurde im Jahr 2001 aus der ehemaligen IT-Abteilung der Stadtverwaltung Leipzig gegründet. Zu Beginn hatte IBM einen Anteil von 51 Prozent und die Stadt Leipzig einen Anteil von 49 Prozent am Unternehmen. Eineinhalb Jahre später trennte sich Lecos von IBM und ist jetzt zu 100 Prozent eine Tochtergesellschaft der Stadt Leipzig.

Lecos ist Dienstleister für kommunale Informations- und Kommunikationstechnologie und bietet als Full Service Provider (Lieferung und Betrieb von Hard- und Software und Erbringung von Dienstleistungen) Leistungen für Kommunen und kommunale Unternehmen in Sachsen. Das Angebot des Unternehmens ist auf die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber zugeschnitten. Lecos unterstützt Kommunen bei der Entwicklung moderner Verwaltungsprozesse und der Optimierung der Bürgerservices (z.B. Wunschkennzeichen für Kfz).

Lecos hat einen Fünfjahresvertrag, einen sogenannten Betriebsleistungsvertrag (BLV), mit der Stadt Leipzig. Eine direkte Konkurrenz für Lecos besteht nicht, da sie im Interesse der Stadt Leipzig handelt.
Insgesamt arbeiten 157 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei der Lecos. Die Gesellschafter setzen sich zu 90 Prozent aus der Stadt Leipzig und zu zehn Prozent aus einem kommunalen Zweckverband (KISA – kommunale Informationsverarbeitung Sachsen) zusammen. Der Umsatz lag im Jahr 2009 bei 17,6 Mio. EUR.

Stellenwert von Informationstechnologie im Unternehmen
Lecos kommuniziert offen und transparent nach innen und außen. Zu den Kunden wird ein offenes, partnerschaftliches und vertrauensvolles Verhältnis gepflegt. Die Mitarbeiter von Lecos verstehen sich als Team und gestalten die Zukunft des Unternehmens durch ihre Ideen und Meinungen mit.

Als Full-Service-Provider in der Informationstechnik hat Informationstechnologie (IT) einen hohen Stellenwert bei Lecos. Gegenüber technologischen Neuerungen ist Lecos stets offen und interessiert eingestellt, sodass sich die eingesetzten Technologien nach Prüfung ihrer Kompatibilität und Notwendigkeit immer auf einem modernen Stand befinden.

Die IT unterteilt sich bei Lecos in zwei Bereiche. Der erste Bereich befasst sich mit dem Betrieb und Service von IT. Der zweite Bereich ist verantwortlich für Strategie und Entwicklung von IT.
Alle fünf Jahre werden gemeinsam mit dem Management die Vorgaben des Hauptkunden besprochen. Die Umsetzung von neuen Ideen erfolgt bei Lecos von unten heraus (bottom-up): neue Ideen werden über das so genannte interne Anforderungsmanagement an zentraler Stelle erfasst. Ideen und Anregungen der Mitarbeiter werden dem Hauptkunden vorgeschlagen. Der Ideenfindung gehen Interviews und Gespräche mit Ansprechpartnern in den einzelnen Ämtern und externen Beratern voraus. Eine besondere Rolle in diesem Prozess spielt die Stadt Leipzig, da die Mitarbeiter in den einzelnen Ämtern die Fachverfahren kennen und als Wissensträger Forderungen und Wünsche gegenüber Lecos äußern.

2. Ausgangssituation für das Projekt

Ausgangslage
Bei Lecos existiert eine aus der Historie gewachsene heterogene IT-Landschaft. Verschiedene Mitarbeitergruppen setzen die für ihre Zwecke am besten geeignete Software ein. Softwareentwickler nutzen für die Verwaltung von Quellcodedateien z.B. die Programme Subversion (SVN), Dateiserver (FTP) oder Spezialsysteme wie Mercurial oder einen Server zur Software-Projektverwaltung. Wieder andere verwenden Microsoft Sharepoint. Lotus Notes (E-Mail) wird von allen Mitarbeitern sehr intensiv genutzt.

Die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Personengruppen erschweren die Standardisierung der Software-Infrastruktur. Zum einen fehlen Lösungen, die alle Anforderungen abdecken, zum anderen ist für die Einführung einer standardisierten Lösung Überzeugungsarbeit notwendig: werden nicht alle Mitarbeitergruppen (mit den jeweils unterschiedlichen Anforderungsprofilen) mit in den Evaluierungs- und Einführungsprozess eingebunden, so ist die spätere Akzeptanz der standardisierten Lösung gefährdet.
Vor der Einführung der in dieser Fallstudie beschriebenen Lösung war das Anbinden von externen Partnern an die internen File-Server für Lecos eine Herausforderung. Aus Gründen der Datensicherheit waren die bisherigen Softwaresysteme von Lecos nicht von extern zu erreichen. Für den gemeinsamen Datenaustausch mit externen Partnern blieb meistens nur der Weg über E-Mail oder die Verwendung von externen Austauschdiensten (wie z.B. Dropbox).

Aus dem internen Anforderungsmanagement wurde daher der Wunsch geäußert, ein System einzuführen, das sowohl die Projektverwaltung (wie z.B. Datenaustausch, Kontaktmanagement, Aufgabenverwaltung) intern als auch mit externen Partnern ermöglichen sollte. Dieses System sollte auf der Kundenseite beratungsabhängig Personen in Projekträume einbinden können. Weiterhin sollte die Lösung zusätzlich als Produkt an externe Kunden vertrieben werden können, da auf deren Seite ebenfalls Bedarf an einer unternehmensübergreifenden Projektunterstützungssoftware bestand. Diese Kunden sollen dann (administrationsfreundlich) selbstständig ihre eigenen Kunden und Partner über die neue Lösung anbinden und verwalten können.

Motive und Ziele
Eine Herausforderung für Lecos war das einfache Einbinden externer Partner, z.B. Projektmitarbeiter, in eine Plattform, die unter anderem für den Datenaustausch genutzt werden sollte. Ein Motiv für die Einführung der neuen Lösung war die Möglichkeit zur Kommunikation und zum Modifizieren (Erstellen, Bearbeiten, Lesen) von Dokumenten.
Ziel war es, für bestimmte Anforderungsszenarien die jeweils geeignete Plattform zu definieren, um Lösungen bei Anforderung darauf aufzusetzen. Ein weiterer Wunsch war eine Reduzierung der vielen aktuell im Einsatz befindlichen Softwaresysteme. Dies schien allerdings nicht ganz so einfach, da ggf. ein weiteres Softwaresystem (Plattform) gefunden werden musste, wenn das existierende Portfolio die aus der Anforderungsanalyse hervorgehenden Anforderungen nicht abdecken sollte.
Ziele für die neue Lösung waren:
  • Einfacher Zugriff auf „sichere“ Daten.
  • Reduzierung des Administrationsaufwands.
  • Abwicklung für komplexe Projekte.
  • Etablierung einer Plattform für externe Partner.
  • Reduzierung des E-Mail-Verkehrs.
  • Vereinigung von Dateiablage und Projektmanagement.
Darüber hinaus wird die Einführung als Chance gesehen, die heterogene IT-Landschaft zu vereinfachen.

Erwarteter Nutzen
Mit der neuen Lösung sollte versucht werden, das hohe Aufkommen von E Mails zu reduzieren. Einen weiteren Vorteil erhoffte man sich in der Vereinfachung des sehr komplizierten Datenaustauschverfahrens. Für Lecos war es wünschenswert, dass beim Datenaustausch auf unsichere externe Plattformen verzichtet werden könnte (neue interne Anforderungen des Datenschutzes).

Mit gemeinsamen Teamräumen für externe und interne Partner erhoffte man sich eine transparente, leichte und effiziente Informationshaltung. Ein aufwändiger manueller Abgleich von Datenräumen zwischen z.B. externen Beratern und internen Mitarbeitern sollte vermieden werden.

Der Nutzen der Lösung wurde sowohl auf organisatorischer Ebene bei den Projektleitern als auch auf individueller Ebene der Projektmitarbeiter erwartet. Von der Einführung war vor allem das Projektmanagement betroffen.

Im Vorfeld wurde keine Methode für die Messung des Nutzens eingesetzt. Es wurde festgelegt, dass ein Jahr nach der Einführung überprüft wird, wie hoch der Nutzen und die Akzeptanz der Benutzer ist. Im Vorfeld wurden keine Wirkungsketten (direkter/indirekter Nutzen) identifiziert.

Entscheidungsprozess und Investitionsentscheidung
Zur Auswahl standen neben dem letztlich eingeführten Lotus Quickr auch alternative neue Produkte sowie die bereits im Einsatz befindlichen Systeme wie z.B. SVN und MS Sharepoint. Insbesondere die interne Entwicklergemeinde wünschte sich den unternehmensweiten Einsatz von MS Sharepoint, da dieses bereits von einem Teil der Mitarbeiter genutzt wurde. Der Anteil an Open Source Software war eher gering.

Eine Investitionsentscheidung anhand einer Return-on-Investment (ROI) Rechnung wurde nicht durchgeführt. Stattdessen gab es einen zweistufigen Softwarevergleichstest. Der Vorschlag für das systematische Vorgehen und Vergleichen der Softwareprodukte stammte von einem erfahrenen, internen Mitarbeiter aus der Gruppe der Systemarchitekten.

Als Grundlage der Evaluation wurde ein Anforderungskatalog erstellt. Im ersten Vergleich wurden die bereits im Einsatz befindlichen Systeme evaluiert. Die darin bereits genutzten Funktionalitäten flossen in den Katalog ein. In einem zweiten Schritt wurde die erstellte Tabelle mit Funktionen von neuen, noch nicht im Einsatz befindlichen Softwareprodukten erweitert. Die Informationen zu den einzelnen Produkten und deren Funktionsumfang stammten von Websites der einzelnen Anbieter. Viele Anbieter bieten eine online Testversion an, sodass eine Testinstallation bei Lecos nicht nötig war. Abb. 1 zeigt einen Ausschnitt aus der zweiten Evaluationsrunde. Die Tabelle und die darin enthaltene Kriterien wurden maßgeblich durch die Softwareentwickler von Lecos beeinflusst.

Der Kostenvergleich wurde ebenfalls via Internetrecherche durchgeführt. Präsentationen von Anbietern gab es keine. Die einzige Kostenbetrachtung, die stattfand, war eine Abschätzung, wie viele interne und externe Ressourcen bei der Umsetzung des Projektes benötigt würden.


Abb. 1: Tabellarischer Softwarevergleich bei Lecos

Die Evaluierungsphase erstreckte sich über einen Zeitraum von ca. einem Jahr. Dies lag daran, dass die Mitarbeiter bei Lecos nur ca. einen Tag im Monat an dieser Evaluation arbeiteten.

Die finale Entscheidung wurde von einem Gremium bestehend aus Fachbereichsleitern, Leitern des Finanzbereichs und IT-Architekten in einem Mehrheitsentscheid getroffen. Vor der Einführung von Lotus Quickr fand ein Proof-of-Concept mit Mitarbeitern der IBM statt. Basierend auf dem zuvor erstellten Kriterienkatalog wurden ermittelten Kriterien gemeinsam mit Beratern von IBM auf ihre Durchführbarkeit untersucht und prototypisch getestet. Mit ausschlaggebend für Lotus Quickr war das bereits vorhandene Know-how der Mitarbeiter im Bereich Lotus Domino und Lotus Notes.

Vorstellung der Partner
Anbieter der Business Software
Die Business Software, die in dieser Fallstudie betrachtet wird, ist Lotus Quickr. Anbieter dieser Enterprise 2.0-Lösung ist IBM. IBM selbst besteht aus verschiedenen Unternehmensbereichen. Einer dieser Unternehmensbereiche ist die IBM Software Group, die sich wiederum in fünf Sektionen, bestehend aus den Marken Information Management, Lotus, Rational, Tivoli und WebSphere, unterteilt. Neben Lotus Quickr werden auch weitere Enterprise 2.0-Lösungen unter dem Brand Lotus angeboten (z.B. Lotus Connections, Lotus Sametime).

Implementierungspartner
Die ULC Business Solutions GmbH ist ein Full-Service-Anbieter für Lotus Produkte. Das Unternehmen hat Standorte in Dresden und Stuttgart und beschäftigt ca. 20 Mitarbeiter. ULC übernahm die Konzeption und die Ersteinrichtung des Systems Lotus Quickr bei der Lecos. Dazu gehörten die Anpassung der Startseite von Lotus Quickr sowie die Unterstützung beim Datenimport. Ebenso werden von der ULC Anwenderschulungen bei der Lecos durchgeführt.

3. Lecos: Aufbau der Kommunikationsplattform

Geschäftssicht und Funktionsumfang der Lösung
Der Hauptkunde von Lecos ist die Stadt Leipzig. Dieser Kunde steht exemplarisch für weitere Kunden (kommunale Eigenbetriebe). Lecos verhandelt mit seinen Partnern einen Rahmenvertrag (Betriebs-Leistungs-Vertrag) zur Begründung der Geschäftsbeziehung. Mit der Stadt Leipzig existiert ein Rahmenvertrag über fünf Jahre. In dem sog. Betriebs-Leistungs-Vertrag (BLV) sind die zu erbringende Leistung, der Umfang und der Kostenrahmen geregelt. Nach erfolgreicher Verhandlung können die Partner Anforderungen an Lecos stellen. Je nach Bedarf sind Modifikationen an den Produkten notwendig, die je nach Aufwand über einen Zusatzvertrag geregelt werden. Diese zusätzlichen Verträge und Vereinbarungen sind notwendig, wenn z.B. programmatische Anpassungen oder vermehrter Speicherbedarf notwendig sind, die im BLV so nicht vorgesehen sind.

Die in dieser Fallstudie beschriebene Lösung wird sowohl zur Unterstützung der Zusammenarbeit mit den Kunden in Projekten eingesetzt als auch dem Kunden als Produkt angeboten. Nachfolgend wird der Ablauf betrachtet, der für die Bereitstellung eines Quickr-Teamraumes als Produkt für den Kunden notwendig ist. Nachdem die Zugangsdaten (Benutzernamen und Kennwörter) verschickt wurden, endet vorerst die Leistungserbringung für Lecos. Für diese Leistung erfolgt gemäß der BLV eine Abrechnung. Abb. 2 zeigt die Hauptprozesse der Lecos.


Abb. 2: Business Scenario: Projektunterstützung Lecos

Funktionsumfang
Der Funktionsumfang der angestrebten Lösung liegt vor allem im Bereich der Koordination und der Content Combination. Wichtige Funktionen sind unter anderem: Diskussionsforen, Anwenderverzeichnisse (z.B. LDAP), Rollen- und Zugriffsmechanismus, Gruppenkalender, Ressourcen- und Aufgabenplanung, Dokumentenablage, kollektives Tagging (Verwaltung Schlüsselworte) sowie Awareness-Funktionen. Die Funktionen werden für interne Abstimmungen in den Projektteams verwendet. Abb. 3 zeigt das Spider Web der Anwendung Protea.


Abb. 3: Funktionsprofil Protea

Prozesssicht bzw. Kommunikationsablauf
Jeder externe Partner (Kunde) und Mitarbeiter von Lecos kann einen Bereich (Teamraum) in dem von der Lecos installierten Lotus Quickr initiieren. Dafür stellt die verantwortliche Person zunächst eine Anforderung. Anhand dieser Anforderung wird geprüft, ob die Software Lotus Quickr diese Anforderungen abdeckt. Ggf. muss ein anderes Produkt gesucht oder eine neue Eigenentwicklung mit dem Kunden besprochen werden (wenn die Anforderung nicht mit Lotus Quickr realisierbar ist). Je nach funktionalem Umfang der Anforderung muss der verfügbare Standard-Teamplace ggf. angepasst werden. Das Spezielle an dieser Lösung ist, dass Daten aus Excel-Tabellen importiert werden können. Dies wird dazu genutzt, um Daten, die nur in speziellen Kundenformaten (z.B. kundenindividueller Produktkatalog) vorliegen, zu importieren. Der Prozess endet mit dem Versenden von Benutzernamen und Kennwort. Der Teamraum steht dann für die Benutzung zur Verfügung. Abb. 4 zeigt den betrachteten Prozess in einer Ereignisgesteuerten Prozesskette.


Abb. 4: Bereitstellen eines Bereiches zum Datenaustausch

Anwendungssicht
Die Softwareapplikationen haben bei der Leistungserbringung des Unternehmens unterschiedliche Rollen. Für interne Aufgaben existiert ein Intranet mit diversen Diensten und Anwendungen. Im Intranet werden Applikationen zur Verwaltung von Implementierungsprojekten, Quellcode und Dateien sowie zur Unterstützung von internen Prozessen wie Reisen, Personal, Urlaub, usw. eingesetzt. Diverse Applikationen werden darüber hinaus auch als externe Dienstleistungen angeboten. In dieser Fallstudie wird der neu eingeführte Dienst der virtuellen Projekträume zur Unterstützung von internen und externen Projekten beschrieben. Der Dienst heisst Protea (zusammengesetzter Begriff aus Projekt und Team) und ist mit der Anwendung Lotus Quickr realisiert.


Abb. 5: Protea Login-Screen und Teamplace

Der Protea-Server (Lotus Quickr) ist nahtlos in die bestehende Software-Landschaft integriert. Die Benutzerverwaltung wird im Intranet von Lecos bzw. der Stadt Leipzig (das Intranet der Stadt Leipzig wird auch von Lecos verwaltet) vorgenommen. Die Benutzerdaten werden über einen selektiven Replikationsmechanismus vom Intranet in ein Domino Directory, auf das der Protea-Server Zugriff hat, übertragen.

Im System Protea sind die bestehenden Benutzer mit feingliedrigen Rechten ausgestattet, sodass es ihnen möglich ist, in einem separaten Benutzerverzeichnis neue Protea-Nutzer anzulegen. Auf geschützte Bereiche und Dienste aus dem Intranet haben diese Nutzer keinen automatischen Zugriff. Auf diese Weise können externe Partner projektspezifisch zu einzelnen Projekträumen hinzugefügt werden. Protea bietet unter anderem folgende Dienste: Wikis, Foren, Dateiverwaltung, Projektkalender, Versionierung, virtuelle Projekträume und Awareness-Funktionen. Abb. 5 zeigt den Login-Screen und einen Protea Teamplace.
Auf Protea kann über eine Webschnittstelle zugegriffen werden, sodass die Lösung mit allen Standard-Browsern und -Betriebssystemen kompatibel ist. Ferner ist eine Anbindung über Spezialwerkzeuge (sog. Konnektoren) möglich. Mit diesen Anwendungen kann man zum Beispiel die Dateiverwaltung von Protea in die jeweils lokale Dateiverwaltung der zugreifenden Rechner (z.B. Windows-Explorer) einbinden.

In Protea existiert eine Anwendungsschnittstelle zu Microsoft-Excel. Mit dieser Schnittstelle können spezielle Excel-Tabellen geladen und verarbeitet werden. Dies wird vor allem zur initialen Datenbefüllung von neuen Projekträumen genutzt. Beispielsweise lassen sich in individuelle Produkt- oder Adress-Kataloge bestehende Artikel und Adressen einfach übernehmen. Abb. 6 zeigt die Applikationslandschaft der Lecos.


Abb. 6: Applikationslandschaft der Lecos

Technische Sicht
Abb. 7 zeigt die technische Sicht der Lecos. Das Unternehmen Lecos betreibt als Full-Service-Provider ein eigenes Rechenzentrum. Um für eine sichere Arbeitsumgebung zu sorgen, sind kritische Infrastrukturkomponenten redundant ausgelegt. Das Rechenzentrum ist über eine Standleitung an das Internet angebunden und durch eine Firewall vor unerlaubten Zugriffen und Angriffen aus dem Internet abgesichert. Weiterhin besitzt Lecos mehrere Standorte an denen die Hardware der Server etc. untergebracht ist, um eine möglichst hohe Sicherheit zu gewährleisten.

Das Netz ist prinzipiell in drei Bereiche unterteilt: (1) ein internes Netz (Intranet), auf das von außen kein unmittelbarer Zugriff erfolgen kann, (2) ein geschützter Bereich in dem Dienste/Server der Partner und Kunden betrieben werden und (3) eine sog. demilitarisierte Zone (DMZ), in der öffentlich zugängliche Dienste (jeweils auf der Anwendungsebene abgesichert) bereit gestellt werden.


Abb. 7: Technische Infrastruktur der Lecos

Im Server-Pool von Lecos befinden sich neben mehreren Lotus Domino-Installationen auf Server-Hardware weiterhin Backup-Systeme, die auf der Anwendungsebene einem Verlust von Daten vorbeugen. In der DMZ wird zurzeit ein virtualisierter Server mit einer Kollaborationslösung von IBM Lotus Quickr betrieben. Dieser authentifiziert Benutzer entweder über eine spezielle und selektive Replikation der Benutzerdaten mit dem Intranet von Lecos und der Stadt Leipzig oder über eine eigene Benutzerverwaltung (Domino Directory).

Das Protea-System ist eine virtuelle Maschine (VM) mit Windows 2003 Server als Betriebssystem und Lotus Quickr 8 als Anwendungsplattform. Betrieben werden die VMs auf einem Server mit VMWare ESX Server.

4. Einführungsprojekt und Betrieb

Die folgenden Abschnitte beschreiben die Einführung von Protea auf der Basis von Lotus Quickr sowohl als interne Anwendung als auch als Produkt für die Erweiterung des Leistungsportfolios der Lecos.

Konzeption, Entstehung und Roll-out der Lösung
Bei der Projektumsetzung waren vier Mitarbeiter (IT-Architekten) von Lecos beteiligt. Während den einzelnen Projektphasen nahmen die Projektbeteiligten zusätzlich ihr normales Tagesgeschäft wahr, d.h. es wurde keine Person dezidiert für die Einführung freigestellt. Insgesamt wurden intern fünf Vorbereitungstage und acht Realisierungstage aufgewendet. Externe Berater (ULC) brachten insgesamt acht Arbeitstage in die Umsetzung des Projektes ein.

Für die Mitarbeiter gab es Vorgaben, aus denen hervorging, was zum Projekt gehört und was nicht. Damit war eine klare Abgrenzung zum Tagesgeschäft gegeben. Tab. 1 zeigt den Projektverlauf. Diese Aufstellung diente als Projektskizze zur Aufwands- und Zeitschätzung.
Seit dem 01.10.2010 ist Quickr „offiziell“ im produktiven Betrieb. Bislang gab es noch keine interne Nutzung für ein Projekt aber schon diverse externe Projekte und Anfragen, die über die neue Plattform abgewickelt wurden. Insgesamt dauerte das Einführungsprojekt ca. 1,5 Jahre; ein Jahr für die Evaluation und fünf Monate für den Roll-out.

Tab. 1: Projektverlauf der Einführung von Quickr (Protea)


Projektmanagement und Change Management
Das Projekt wurde durch das interne Anforderungsmanagement der Lecos initiiert. Bei der Umsetzung waren maßgeblich Mitarbeiter der Lecos sowie externe Berater der ULC beteiligt.
Für das Projektmanagement fand ein regelmäßiges Monitoring statt. Alle 14 Tage traf sich ein Gremium und überprüfte die Anforderungen durch die Behandlung von Abweichungen des Zeitplans (sog. „out-of-times“ – Management by Exception). Der Sinn der Meetings bestand darin, offene Anforderungen und Problemfälle zu behandelten. Damit war eine aktuelle Projektübersicht zu jedem Zeitpunkt gegeben.

Für die Mitarbeiter gab es bereits vor der Einführung des neuen Systems Schulungen. Für die Administratoren wurde eine sogenannte Admin-Schulung angeboten. Die zukünftigen Anwender nahmen an zwei Anwenderschulungen teil. Insgesamt wurden 40 mögliche Benutzer (Mitarbeiter von Lecos) geschult. Die Schulungen selbst fanden am bereist installierten System statt.

Zusätzliche Informationsveranstaltungen wiesen Mitarbeiter und Partner auf die neue Möglichkeit der kollaborativen Zusammenarbeit und Lotus Quickr hin. Die geschulten Mitarbeiter dienen als Multiplikatoren und Promotoren des neuen Systems.

Bei der Umsetzung waren neben den Mitarbeitern der Lecos auch Experten von ULC beteiligt. Die Verantwortung des Projektes lag bei einem Gremium (s.o.), das sich aus verschiedenen Personenkreisen zusammensetzte. Durch das Anforderungsmanagement und die Anforderungslisten, die jeder Mitarbeiter editieren konnte, lag diesem Projekt ein klassischer Bottom-up-Ansatz zu Grunde.

Laufender Betrieb und Weiterentwicklung
In den ersten vier Monaten nach dem offiziellen Launch von Protea am 01.10.2010 wurde keine Softwareaktualisierung durchgeführt. Für die Weiterentwicklung des Produktes sind bei Lecos interne Softwareentwickler verantwortlich. Neue Funktionen in individuellen Kundenprojekten werden bei Feststellung, ob diese Funktionen von allgemeingültigem Interesse sind, in das Kernprodukt übernommen.

5. Erfahrungen

Nutzerakzeptanz und faktische Nutzung
Es hat sich gezeigt, dass die Benutzer das System sehr intuitiv bedienen können. Von den Mitarbeitern gibt es ausschließlich positive Resonanz. Im Moment sind 40 Benutzer geschult. Allerdings wird das System vier Monate nach dem Launch noch nicht ganz den Erwartungen entsprechend genutzt. Ein Grund für die geringe Nutzung liegt darin begründet, dass seit der Einführung keine neuen Projekte mehr gestartet wurden. Für das Frühjahr 2011 sind aber bereits ca. sieben neue Projekte in der Planung, die diese neue Möglichkeit der Kollaboration nutzen werden. Es wird daher davon ausgegangen, dass in den nächsten Monaten die Nutzung und die Anzahl der Teamräume steigen werden.

Altsysteme und alte Lösung wie z.B. SVN oder MS Sharepoint sind noch parallel im Einsatz (Spezialsysteme sind nicht durch Quickr substituierbar).

Viele Benutzer nutzen anfangs nur die neue Möglichkeit des Datenaustauschs. Darüber hinaus sind noch die Funktionen eines gemeinsamen Kalenders und eines Forum sehr beliebt.

Realisierter Nutzen und bewirkte Veränderungen
Der im Kapitel "Erwarteter Nutzen" aufgeführte Nutzen konnte vollständig durch die Einführung erreicht werden. Zum Zeitpunkt der Fallstudienerstellung (vier Monate nach der Projektrealisierung) sind weder der realisierte Nutzen noch die bewirkten Veränderungen messbar.

Einige positive Veränderungen lassen sich aber dennoch feststellen. Die Projektleiter werden endlich in ihrer Arbeit unterstützt. Die Plattform bietet einheitliche und übersichtliche Projekträume. Neben einer effektiveren Arbeit ist das Risiko des Datenverlusts zuverlässig gelöst (bei der alten heterogenen IT-Landschaft musste jedes eingesetzte Softwareprodukt einzeln gesichert werden).

Investitionen, Rentabilität und Kennzahlen
Das Messen der Rentabilität gestaltet sich schwierig. Zum einen gibt es noch keine konkreten Anwenderzahlen, zum anderen wurden die Kosten durch Mehraufwände in der Kommunikation die bisher entstanden sind, nicht erfasst. Eine Ursache hierfür ist, das der Fokus des Projektes nicht auf Kostenersparnis abzielte sondern auf die Verbesserung der Unternehmenskommunikation. Eine Evaluation der Benutzer, des Benutzerverhaltens und eine Rentabilitätsprüfung werden zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt. Für diesen Schritt ist es geplant die „Kosten je Anwender“ zu ermitteln und zu analysieren.

Insgesamt wurden Investitionen für Hardware, Betriebssysteme und einer Datensicherungslösung in Höhe von 6.000,- EUR getätigt. Für die Benutzung von Lotus Quickr entstanden keine weiteren Kosten. Aus einem mit IBM bestehenden Vertrag stehen Lecos ausreichend Quickr Lizenzen zur Verfügung.

Für die externe Unterstützung bei der Umsetzung des Projektes durch den IT-Partner ULC entstanden Aufwendungen von ca. 7.000,- EUR.

Die Betriebskosten für die Lösung „Protea“ belaufen sich auf ca. 300,- EUR im Monat.

6. Erfolgsfaktoren

Spezialitäten der Lösung
Bei der Lotus Quickr Installation handelt es sich um eine normale Installation ohne Besonderheiten. Das Layout wurde standardgemäß dem unternehmensweiten Firmenbild (Corporate Identity) angepasst.

Was in dieser Lösung (Protea) einzigartig ist, ist eine Anwendungsschnittstelle zu Microsoft-Excel: mit der Schnittstelle können spezielle Excel-Tabellen geladen und verarbeitet werden. Dies wird vor allem zur initialen Datenbefüllung von neuen Projekträumen genutzt. Beispielsweise lassen sich in individuelle Produkt- oder Adress-Kataloge bestehende Artikel und Adressen der Kunden von Lecos einfach übernehmen.

Reflexion der Barrieren und Erfolgsfaktoren
Aufgrund eines doch recht langen Evaluierungs- und Einführungsprozesses bei dem die Mitarbeiter von Anfang an eingebunden waren, ist die Akzeptanz recht hoch. Zu den Erfolgsfaktoren zählen auch, dass jetzt externe Partner ohne technischen und strukturellen Aufwand Daten austauschen können. Allerdings ist die Vorgehensweise (Bewertung, Abstimmung) bei der Anforderungsanalyse für jeden einzelnen Quickr-Teamplace für die Mitarbeiter bei Lecos noch nicht selbstverständlich.

Einer der Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung des Projektes war das Know-how des IT-Partners. Mit der Hilfe und den Ressourcen von ULC war eine schnelle und erfolgreiche Umsetzung von Protea möglich.

Letztlich entscheidend waren für den Erfolg zwei Faktoren maßgebend. Zum einen sind es die vorhandenen Erfahrungen im Bereich Lotus Domino bei Lecos und zum anderen die vorhandenen Lizenzen von Lotus-Quickr.

Lessons Learned
Diese Fallstudie zeigt wie und dass kollaborative Technologien auch erfolgreich in behördlichen Strukturen eingesetzt werden können und dass Bottom-up-Einführungen in der Praxis funktionieren. Durch das Anforderungsmanagement haben die Mitarbeiter stets Einfluss auf die Gestaltung. Da diese von Projektbeginn eingebunden waren, führte das zu einer hohen Akzeptanz der neuen Lösung Protea. Es ist zwar schwierig solche Ideen umzusetzen (siehe lange Projektdauer) aber dann sind sie erfolgreich und bilden eine Basis für akzeptierte Projekte.

Durch die Liste des Anforderungsmanagements, ist für die Mitarbeiter transparent, was mit den Vorschlägen passiert. Dies sorgt für Begeisterung der Mitarbeiter und schafft ein gutes Betriebsklima. Durch eine klare Aufgabentrennung war den Mitarbeitern klar, welche Aufgaben zum Projekt und welche Aufgaben zum Tagesgeschäft gehören. Durch die angesprochene Transparenz der Anforderungen und die strikte Aufgabenteilung, war es ohne Probleme möglich, das Projekt auch über einen längeren Zeitraum zum Erfolg zu führen.
Der Mehrstufige Software-Auswahlprozess hat gezeigt, dass die funktionalen Faktoren in anderen Produkten vergleichbar sind. Etwas was für Lotus Quickr sprach, war neben den vorhandenen Lizenzen die Möglichkeit der Erweiterbarkeit. Der Standardfunktionsumfang von Lotus Quickr wurde um eine Excel-Schnittstelle für Datenimport erweitert. Ohne diese Erweiterung währen einige bereits umgesetzte Projekte nicht möglich gewesen. In dieser Fallstudie wird deutlich, dass bei Auswahl und Einführung von Softwareprodukten die Erweiterbarkeit eine wichtige Rolle spielt.

Den Softwarevergleich und die Auswahlphase hätte man nach Aussage der Verantwortlichen etwas verkürzen können, indem die Mitarbeiter etwas mehr Zeit pro Woche und Monat zur Verfügung bekommen hätten. In einem so langen Zeitraum verändern sich Produkte und deren Funktionsumfang, sodass nach einem Jahr die Entscheidung evtl. hätte anders getroffen werden können. Positiv ist aber, dass die verschiedenen zur Verfügung stehenden Produkte sorgfältig evaluiert wurden. In naher Zukunft sollen weitere Projekte mit der Hilfe von Lotus Quickr umgesetzt werden.

Aktualisiert am 28.08.2013
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