Lindt & Sprüngli – Elektronischer Rechnungsempfang

 
Referenz
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Inhaltsverzeichnis:

1. Das Unternehmen

Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Das traditionsreiche Unternehmen Lindt & Sprüngli wurde 1845 gegründet. Es entstand aus einer Konditorei in der Altstadt in Zürich und ist heute ein führender, weltweit tätiger Schweizer Schokoladenhersteller im Premiumsegment. Der Konzern Chocoladefabriken Lindt & Sprüngli AG ist seit 1986 an der Schweizer Börse notiert. Lindt & Sprüngli verfügt über fünf Produktionsstandorte in Europa und zwei weitere in den USA sowie eigene Vertriebsgesellschaften auf vier Kontinenten. Darüber hinaus vertreibt Lindt & Sprüngli die grosse Produktauswahl in über 100 Ländern über ein weitgespanntes Netz von lokalen, selbständigen Handelspartnern. Das Unternehmen betont Tradition und Qualität seiner Schokoladenprodukte und setzt stark auf Produktinnovationen.
Das Schweizer Stammhaus Chocoladefabriken Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG mit Sitz in Kilchberg wird als hundertprozentiges Tochterunternehmen geführt. In der Schweiz beschäftigte das Unternehmen im Jahre 2011 über 1‘100 Mitarbeitende und erzielte einen Umsatz von rund CHF 330 Mio. Rund 30 % der Kunden befinden sich in der Schweiz, 70 % im Ausland. Zum Sortiment gehören neben einer Vielzahl von Tafelschokoladen auch Pralinen. Ergänzt wird es durch Saisonartikel zu Weihnachten und Ostern. Das Lieferantenportfolio ist international, wobei für Betriebsmittel mehrheitlich auf Schweizer Lieferanten gesetzt wird.
Lindt & Sprüngli setzt neben den hohen Produktionsstandards auf ebenso hohe Ethik- und Nachhaltigkeitsstandards. Dem Unternehmen sind die nachhaltige Rohstoffbeschaffung und Produktion ein zentrales Anliegen. Um im internationalen Wettbewerb bestehen zu können, setzt es auf effiziente Prozesse, wozu auch der Einsatz von Informationstechnologie beiträgt.

2. Der Auslöser des Projekts

Der Anstoss für das Projekt erfolgte von der Leitung der Finanzbuchhaltung der Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG. Durch die erweiterten Anforderungen an das Team entstanden Kapazitätsengpässe in der Finanzabteilung. Das Team bestand zum Zeitpunkt der Einführung des Projektes aus knapp fünf Vollzeitstellen. Davon war eine Person für die Kreditorenbuchhaltung sowie eine Person im Teilzeitpensum für die Anlagebuchhaltung zuständig. Eine Erhöhung des Personalbestands wurde nicht in Aussicht gestellt. Im Jahr 2003 wurde als erste Massnahme das Scanning der eingehenden Papierrechnungen für deren elektronische Archivierung eingeführt. Dies erfolgte in einem ersten Schritt jedoch nach dem traditionell abgewickelten Genehmigungs- und Verbuchungsprozess (sog. Spätarchivierung). Nachdem die Leiterin der Finanzbuchhaltung die Entwicklungen im E-Invoicing einige Jahre verfolgt hatte und die rechtlichen Rahmenbedingungen gegeben waren, sah sie den Zeitpunkt gekommen, um in ihrer Situation von den Potenzialen des elektronischen Rechnungsaustauschs zu profitieren.
Diese Fallstudie beschreibt die Situation der Chocoladefabriken Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG. Der Einfachheit halber wird das Unternehmen nachfolgend abgekürzt Lindt & Sprüngli genannt.

Vorstellung der Geschäftspartner

SIX Paynet AG, Schweiz
SIX Paynet AG ist ein führender Schweizer E-Invoicing Service Provider. Er erstellt steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter. Rechnungsempfängern bietet das Unternehmen auch die Digitalisierung von Papierrechnungen an.

Lieferanten/Rechnungssteller
Lindt & Sprüngli bezieht von etwa 2‘300 Lieferanten aus dem In- und Ausland Lieferungen und Leistungen. Von sechs Lieferanten erhält das Unternehmen die Rechnungen in elektronischer Form.

3. Elektronischer Rechnungsempfang

Geschäftssicht und Ziele
Lindt & Sprüngli unterhält Beziehungen zu zahlreichen Lieferanten im In- und Ausland. Dem Unternehmen ist es ein Anliegen, den Rechnungseingang möglichst effizient zu gestalten. Deshalb führte Lindt & Sprüngli im Jahr 2003 das Scanning der eingehenden Papierrechnungen zum Zweck der elektronischen Archivierung der Belege ein und verarbeitet und prüft die digitalisierten Belege seit 2008 in einem elektronischen Workflow.
Von den insgesamt 33‘000 Rechnungen werden etwa 4 % in elektronischer Form empfangen. Dieses Volumen wird mit nur sechs Lieferanten erreicht. Von diesen Rechnungen haben nur etwa 30 % einen Bezug zu einer im System von Lindt & Sprüngli vorhandenen Bestellung. Die Bestellungen werden per E-Mail oder Fax an die Lieferanten übermittelt. Die restlichen Bestellungen werden ausserhalb des Systems getätigt, sei es telefonisch, schriftlich oder in Onlineshops der Lieferanten.


Abb. 1: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien

Für den elektronischen Rechnungsempfang nimmt Lindt & Sprüngli die Dienstleistungen von SIX Paynet als E-Invoicing Service Provider (EISP) in Anspruch. Dieser EISP ist beauftragt, die von den Lieferanten übermittelten Rechnungsdaten ins von Lindt & Sprüngli verlangte IDoc-Format umzuwandeln und sie digital signiert zu übermitteln. Die Archivdaten werden zudem einmal jährlich auf einem unveränderbaren Datenträger (CD) für Lindt & Sprüngli bereitgestellt. Für diese Leistungen werden dem EISP Gebühren entrichtet.
Die Lieferanten werden angewiesen, ihre elektronischen Rechnungen über SIX Paynet oder einen mit diesem EISP verbundenen Service Provider einzuliefern.
Mit dem elektronischen Rechnungsempfang verfolgt Lindt & Sprüngli folgende Zielsetzungen:
  • Reduktion der manuellen Tätigkeiten bei der Rechnungseingangsverarbeitung und dadurch Erhöhung der freien Personalkapazitäten für wichtigere Tätigkeiten
  • Absorbieren von Wachstum und Schwankungen des Rechnungsvolumens, ohne Personalkapazitäten anpassen zu müssen
  • Erhöhung der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit in der Rechnungseingangsverarbeitung
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten von Rechnungen und dadurch bessere Ausnutzung von Skontoabzügen.

Prozesssicht
Rechnung zuordnen
In der Regel folgen auf eine Bestellung eine Lieferung und eine Rechnung. Der elektronische Rechnungsempfang bei Lindt & Sprüngli berücksichtigt zwei grundlegende Prozessvarianten:
  • Rechnungen mit Bezug zu einer Systembestellung (MM-Rechnung)
  • Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung (FI-Rechnung)
Die Rechnungen mit Bestellbezug (MM-Rechnungen) werden aufgrund der vom Lieferanten zwingend zu übermittelnden SAP Bestellnummer von Lindt & Sprüngli automatisiert geprüft und bei Übereinstimmung vom System für die Zahlung freigegeben.
Bei Rechnungen ohne Bestellbezug (FI-Rechnungen) hat der Lieferant bei der Bestellung die E-Mail-Adresse des Bestellers sowie die Kostenstellennummer aufzunehmen. Diese zwei Referenzinformationen muss er in der elektronischen Rechnung mitgeben, wodurch die Rechnung automatisiert elektronisch zugeordnet und kontiert werden kann. Die Rechnungskontrolle erfolgt mittels eines elektronischen Workflows in erster Instanz durch den auf der Rechnung referenzierten Rechnungsempfänger und in zweiter Instanz durch die vorgesetzte Stelle (Kostenstellenleitung).
Für die Steuerung der Prozesse von der Zuordnung bis zur Archivierung und für die Mehrwertsteuerabstimmung hat Lindt & Sprüngli verschiedene Belegarten definiert, die den eingehenden Rechnungen nach bestimmten Kriterien zugeordnet werden (z.B. Immobilienrechnung, FI-Rechnung via SIX Paynet FI-Rechnung via Papierbeleg, MM-Rechnung via SIX Paynet, MM-Rechnung via Papierbeleg).
Fehlerhafte Rechnungen werden vom System angezeigt und durchlaufen einen manuellen Kontroll- und Verarbeitungsprozess.
Papierrechnungen werden seit 2003 eingescannt und die Daten mittels Zeichenerkennungssoftware ausgelesen. Mitarbeitende kontrollieren die Daten auf Korrektheit der Interpretation. Dies beansprucht eine 50- %-Stelle.

Archivierung der Rechnungen
Sowohl die elektronischen Rechnungen wie auch die durch Scanning digitalisierten Papierrechnungen werden in einem elektronischen Archiv aufbewahrt. Im Sinne einer Übergangslösung werden die Papierrechnungen weiterhin in physischer Form aufbewahrt. Die von SIX Paynet bereitgestellte Archiv-CD dient Lindt & Sprüngli zur Abstimmung der Anzahl Belege und Beträge für die MWST-Kontrolle.

Anwendungssicht
Lindt & Sprüngli setzt SAP R3 (ECC 6.0) als ERP-System ein. Eingehende elektronische Rechnungen mit Bestellbezug werden im Materialwirtschaftsmodul (MM) automatisiert geprüft. Elektronische Rechnungen ohne Bestellbezug werden mittels Rechnungsprüfworkflow von
Opentext gelenkt und im Finanzmodul (FI/CO) gebucht und zur Zahlung freigegeben. Geschäftspartner werden mittels der Integrationsplattform SAP XI/PI in das System eingebunden. Die Archivierung der Rechnungen erfolgt mit der Archivierungslösung IXOS von Opentext.
Die elektronischen Rechnungen erhält Lindt & Sprüngli von SIX Paynet direkt im SAP-eigenen IDoc-Format, wofür die genaue Struktur und die benötigten Inhalte zu definieren waren.
Die Signaturprüfung von archivierten elektronischen Rechnungen erfolgt online via einen von SIX Paynet angebotenen Signaturprüfdienst.

Abb. 2: Anwendungssicht für den elektronischen Rechnungsempfang bei Lindt & Sprüngli

4. Projektablauf und Betrieb

Investitionsentscheidung
Lindt & Sprüngli hatte gerade das Scanning von Papierrechnungen in Betrieb genommen. Mit E-Invoicing wollte die Finanzabteilung den dennoch anfallenden Aufwand für das Scanning der Belege und für manuelle Korrekturen reduzieren und elektronische Rechnungsdaten direkt verarbeiten. Dadurch sollte das wachsende Belegvolumen effizienter abgewickelt und der Personalbestand schlank gehalten werden können.
Für die erstmalige Anbindung an das Netzwerk von SIX Paynet und die Einrichtung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit einem Pilot-Lieferanten lag eine Kostenberechnung für CHF 22‘000 vor. Darin enthalten waren Serverkosten, Kosten für die Programmierung des SAP Business Connectors, die Aufschaltgebühr sowie die Teilnahmegebühren des EISP. Der Entscheid im 2003 durch die Finanzabteilung von Lindt & Sprüngli zugunsten von SIX Paynet erfolgte, weil bei diesem EISP am meisten bestehende Geschäftspartner angeschlossen waren und das Angebot preislich attraktiv war.

Projektmanagement und Change Management
Die Leitung des Projekts übernahm die Finanzbuchhaltung. Beteiligt waren auf Seite Lindt & Sprüngli zudem der IT Basis Support und das SAP Competence Center. Als externe Parteien wirkten der Pilot-Lieferant Lyreco sowie SIX Paynet als E-Invoicing Service Provider mit. Lyreco war schon an SIX Paynet angeschlossen, wodurch keine grössere Überzeugungsarbeit zu leisten war. Intern setzte man bei Lindt & Sprüngli grosse Hoffnungen in E-Invoicing, denn man wollte dadurch die operative Belastung in der Buchhaltung bei der Verarbeitung von Papierbelegen reduzieren und so Kapazitäten für wichtigere Tätigkeiten freisetzen. Die Akzeptanz war deshalb von Beginn weg gegeben. Dennoch wurden die betroffenen Stellen regelmässig über den Projektverlauf und die Umsetzung informiert.

Entstehung und Roll-out der Lösung
Das Pilotprojekt mit Lyreco konnte dank der bestehenden Anbindung schlank durchgeführt werden. Lindt & Sprüngli musste einen Server für den Datenaustausch beschaffen und hatte schliesslich die Schnittstelle zu SIX Paynet einzurichten. Da Lindt & Sprüngli die Daten im SAP-eigenen IDoc-Format übermittelt erhält, konnte dies vom eigenen SAP Competence Center umgesetzt werden. Nach mehreren Tests konnte die Lösung nach zwei Monaten in Betrieb genommen werden.
Auf die Lösung mit Lyreco, bei der es sich um Rechnungen ohne Bezug zu einer Bestellung im System von Lindt & Sprüngli handelt, folgte die Anbindung von Produktionsmateriallieferanten für die im SAP jeweils eine Bestellung angelegt wird. Dafür wurden die Geschäftspartner mit dem grössten Belegvolumen ausgewählt. Ende 2011 waren fünf solche Lieferanten in die Lösung eingebunden. Der Roll-out geriet ins Stocken, weil andere, intern höher priorisierte Projekte Vorrang erhielten. Es besteht aber der Wille, möglichst viele Lieferanten mit einem Rechnungsaufkommen ab 100 Rechnungen pro Jahr und einer stabilen Geschäftsbeziehung in diesen Prozess zu integrieren.
Künftig sollen auch Rechnungen von ausländischen Lieferanten elektronisch verarbeitet werden, weshalb eine Ausweitung der vom E-Invoicing Service Provider beanspruchten Leistungen geplant ist. Dieser soll als zentrale, vorgelagerte Stelle die Verifizierung der digitalen Signaturen, egal welcher Service Provider oder Lieferant diese angebracht hat, für Lindt & Sprüngli prüfen.

Betrieb der Lösung
Fachlich wird E-Invoicing von der Finanzabteilung verantwortet, wozu auch die Gewinnung weiterer Lieferanten gehört. Technisch kümmert sich das SAP Competence Center um die Lösung und die Schnittstelle zum Service Provider.

5. Erfahrungen

Wirtschaftlichkeit der Lösung
Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen des elektronischen Rechnungsempfangs basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit der Lösung bewertet.


Tabelle 1: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung


Die externen Initialkosten beliefen sich auf CHF 22‘000. Dazu kamen noch interne Aufwände von 14 Personentagen, die aber nicht auf das Projekt kalkuliert wurden. Die Software- und Implementierungskosten für das elektronische Archiv und den elektronischen Rechnungsprüfworkflow sind nicht enthalten, weil diese im Rahmen anderer Projekte eingeführt wurden.
Die Anbindung eines weiteren Lieferanten verursacht interne Aufwendungen für Stammdatenanpassungen und Tests von etwa zwei Personentagen, was zum operativen Betrieb gezählt und deshalb der Lösung nicht zugerechnet wird. Externe Kosten werden dafür nicht erwartet.
Die laufenden Kosten setzen sich zum einen aus den Transaktionsgebühren von SIX Paynet von ca. CHF 1.- pro Rechnung zusammen, zum andern aus den Kosten für Teilnahmegebühren und Kundenportal pro Monat (CHF 55.-), die Archivierungs-CD von CHF ca. 150 pro CD und für das Funktionszertifikat für CHF 850 (gültig für 3 Jahre).
Lindt & Sprüngli erhob zu Beginn des Projekts die internen Kosten für die Verarbeitung von Papierrechnungen. Für eine Rechnung ohne Bestellbezug resultierten rund CHF 25.-, für solche mit Bestellbezug etwa CHF 20.-. Durch E-Invoicing reduzierten sich die Prozesskosten auf rund CHF 7.- bzw. CHF 2.50. Das ergibt eine rechnerische Einsparung pro Rechnung von rund CHF 18.- bzw. 17.50 pro Rechnung. Die grössten Einsparungen ergeben sich im Postbüro, wo die Sortierung und Verteilung entfallen, in der Buchhaltung, wo das Scanning bzw. die Erfassung und ein Teil der Kontrolle der MWST-Konformität eliminiert werden und schliesslich in den Fachabteilungen, in denen die inhaltliche Kontrolle im besten Fall entfällt, weil sie automatisiert abläuft. Dank der schnelleren Verarbeitung der Rechnungen kann eine erhöhte Skonto-Ausnutzung erzielt werden, was aber betragsmässig schwierig zu quantifizieren ist.
Vergleicht man die berücksichtigten laufenden Kosten mit den errechneten Einsparungen, ergibt sich ein bedeutender Nutzenüberschuss, der sich auch darin zeigt, dass die ursprünglichen Personalkapazitäten trotz eines Volumenwachstum von 50 % Rechnungen in der Zeitspanne von 2003 bis 2011 in der Buchhaltung nur leicht erhöht werden mussten. Die Kosten für das Initialprojekt für die Anbindung an SIX Paynet und für den Empfang von elektronischen Rechnungen konnten allein durch das Rechnungsvolumen mit Lyreco innerhalb von weniger als zwei Jahren amortisiert werden.

Qualitativer Nutzen und Zielerreichung der Lösung
Die gesetzten Ziele konnte Lindt & Sprüngli erreichen, auch wenn die Erwartungen an die Anzahl der in die Lösung eingebundenen Lieferanten und das verarbeitete Volumen grösser waren.
Neben den vorstehend beschriebenen Nutzen bietet die Lösung den Vorteil, dass der Verarbeitungsprozess transparent und nachvollziehbar ist. Zudem kann automatisiert überprüft werden, ob MWST-relevante Daten tatsächlich im elektronischen Rechnungsbeleg enthalten sind, was die Sicherstellung der Qualität steuerrelevanter Belege verbessert.

6. Erfolgsfaktoren

Wesentliche Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung von E-Invoicing sieht Lindt & Sprüngli in der Wahl eines Service Providers, der ein standardisiertes Verfahren für die Anbindung von neuen Unternehmen anbietet und mit dem möglichst viele bestehende und potenzielle Partner über sein Netzwerk erreicht werden können.
Hat man in der Organisation schon einen klar definierten Prozess für die elektronische Verarbeitung von eingescannten Papierrechnungen, unterstützt dies das Bewusstsein für das Potenzial und die Bereitschaft bei den Betroffenen für die Umsetzung von E-Invoicing. Die gemeinsame Lösungsbasis sollte einen elektronischen Workflow bilden, der die Rechnungsverarbeitung, egal in welcher Form die Rechnungen eingeliefert werden, möglichst einheitlich unterstützt. Ebenso dazu gehört ein elektronisches Archiv, in dem die Belege einfach zugänglich aufbewahrt werden.
Wird die Verarbeitung von eingehenden Papierrechnungen in der Finanzabteilung als operative Belastung empfunden, lassen sich die Mitarbeitenden einfacher für die Umstellung auf E-Invoicing gewinnen.

Lessons Learned
Eine enge Kooperation zwischen der Finanz- und der Beschaffungsabteilung bei der Überzeugung der Lieferanten ist zu empfehlen und kann sich positiv auf die Ausbreitung der Lösung auswirken. Zugleich kann eine Optimierung der Prozesse aus einer umfassenderen Perspektive verfolgt werden, wodurch der Gesamtprozess effizienter gestaltet werden kann.
Werden vor der Einführung von E-Invoicing Papierrechnungen bereits eingescannt, so sollten die Lösungen aufeinander abgestimmt werden, um den Anwendern einen möglichst einheitlichen Rechnungsprüfprozess anzubieten. Handelt es sich um unterschiedliche Lösungsanbieter kann es zu Unterschieden in der Interpretation von Prozessen, Verfahren oder Belegen kommen, was das Projekt stark verzögern und verteuern kann. Idealerweise hat man bei Projektbeginn schon klare Vorstellungen zum Lösungskonzept und kann die Lösungsanbieter entsprechend selektieren und lenken.
Mit E-Invoicing lässt sich einfacher eine hohe Datenqualität sicherstellen als mit dem Scanning von Papierrechnungen und es fällt im Vergleich zur Scanning-Lösung im Idealfall kein manueller Verarbeitungsschritt an.
Die Anbindung von vielen Lieferanten und die Abwicklung eines hohen Volumens ist nur mit einem Service Provider zu erreichen, an den viele Geschäftspartner angeschlossen sind und der auch mit anderen E-Invoicing-Netzwerken verbunden ist. Intern ist zudem dem Roll-out die nötige Priorität zu geben und eine klare Verantwortlichkeit zu definieren.

Aktualisiert am 28.08.2013
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