UBS – E-Invoicing mit einem ausgewählten Dienstleister

 
Referenz
Tanner, Christian (2011): Fallstudie "UBS – E-Invoicing mit einem ausgewählten Dienstleister", in: Tanner, Christian; Wölfle, Ralf; (2011): E-Invoicing - Elektronischer Rechnungsaustausch, Basel: edition gesowip, 2011. S. 85-100.
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Inhaltsverzeichnis:

1. Das Unternehmen

Als global ausgerichtetes Finanzinstitut bietet UBS Dienstleistungen für Privat-, Firmen- und institutionelle Kunden und schöpft dabei aus 150-jähriger Erfahrung. Sie vereint ihre Geschäftsaktivitäten im Wealth Management, Asset Management und Investment Banking sowie die Retail-Banking-Aktivitäten in der Schweiz, um erstklassige Finanzlösungen in mehr als 50 Ländern zu liefern. Die Bank beschäftigt weltweit zirka 64‘000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und verwaltet ein Vermögen von 2.2 Billionen CHF.

In der Schweiz ist UBS zusätzlich im Retail Banking tätig, mit rund 300 Geschäftsstellen, 2.5 Millionen Privat- und über 130'000 Firmenkunden. Insgesamt beschäftigt UBS in der Schweiz über 23'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Grundsätzlich können alle von ihnen Verpflichtungen gegenüber Geschäftspartnern eingehen und dadurch Rechnungen auslösen. Insgesamt werden pro Jahr für über 2.5 Mrd. CHF Investitionsgüter, Materialien und Dienstleistungen beschafft, wodurch etwa 375'000 Rechnungen pro Jahr eingehen.

Banken stehen in einem starken globalen Wettbewerb. Effiziente, nachvollziehbare Prozesse tragen wesentlich zu einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit bei. Diese Prozesse werden in grossem Umfang durch Informatik unterstützt. Schon länger als andere Branchen investieren Banken kontinuierlich in den Aufbau von Know-how und Infrastruktur.

Vorstellung der Geschäftspartner

Swisscom IT Services AG – E-Invoicing Service Provider (EISP)
Swisscom IT Services (Swisscom) ist ein Unternehmen des Swisscom Konzern und betreibt unter anderem auch das B2B-Netzwerk Conextrade, das Purchase-to-Pay-Prozesse zwischen Lieferanten und Beschaffungsorganisationen elektronisch unterstützt. Als EISP erstellt Swisscom steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter. Rechnungsempfängern bietet das Unternehmen auch die Digitalisierung von Papierrechnungen an.

Rechnungssteller
Von etwa 12'000 Unternehmen bezieht UBS in der Schweiz jährlich Produkte oder Dienstleistungen im Wert von über zwei Milliarden CHF. Mit etwa 120 Lieferanten bestehen Rahmenverträge, die Vereinbarungen zum elektronischen Geschäftsverkehr beinhalten.

2. Hintergrund der Lösung

Ausgangslage und Anstoss für das Projekt
Bereits im Jahr 2000 formulierte das Ressort Beschaffung von UBS das Ziel, in den Beschaffungsprozessen die führende Bank in Europa zu werden [Lüthi 2002]. Zwei Jahre später führte sie die katalogbasierte E Procurement-Lösung „MyShop“ ein [vgl. Tanner 2009]. Die Buy-Side-Beschaffungslösung unterstützt einen erheblichen Teil der dezentralen Bestellvorgänge. Zentrale Beschaffungsprozesse wurden bereits zuvor durch das ERP-Beschaffungsmodul SAP MM unterstützt. Die in dieser Fallstudie vorgestellte E Invoicing-Lösung ist ein weiterer Schritt hin zu durchgängig elektronischen Purchase-to-Pay Prozessen bei UBS. Sie wurde in zwei Etappen realisiert. Ab 2003 wurde E Invoicing mit den grossen, regelmässigen Rechnungsstellern eingeführt. Als erkennbar wurde, dass für einen erheblichen Teil der Papierrechnungen eine Verlagerung auf elektronische Kanäle nicht absehbar ist, folgte im Frühjahr 2009 mit der Digitalisierung von Papierrechnungen der jüngste Lösungsbaustein.

3. E-Invoicing mit einem ausgewählten Dienstleister

Geschäftssicht und Ziele
Bei der Identifikation geeigneter Lösungen für E-Invoicing waren massgebliche Unterschiede in zwei Bereichen zu berücksichtigen:
  • Rechnungen mit und ohne Bezug zu einer Systembestellung
  • Elektronische Rechnungen und papierbasierte Rechnungen
Einen Bezug zu einer Systembestellung weisen etwa 40 % aller eingehenden Rechnungen auf. Die Bestellungen werden von den Mitarbeitenden in der webbasierten Bestellapplikation SAP SRM (Supplier Relationship Management) angelegt [Tanner 2009] und dem Beschaffungsmodul des ERP-Systems, dem Modul SAP MM (Materials Management) übergeben. Dort wird auch die für die Rechnungskontrolle entscheidende Bestellnummer vergeben. Alle anderen Rechnungen beziehen sich entweder auf Bestellungen, die UBS-Mitarbeitende als solche ohne Systemunterstützung getätigt haben, oder beziehen sich auf Verträge oder öffentliche Abgaben. Letztere ziehen in der Regel wiederkehrende Leistungsabrechnungen nach sich, Beispiele sind Mietverträge, Telefongebühren, Steuern etc. Bei Rechnungen mit Bezug zu Systembestellungen soll die gesamte Rechnungsverarbeitung vollautomatisch erfolgen, wenn Rechnung und Bestellung übereinstimmen. Die Voraussetzungen dazu wurden bei der Einrichtung der systemgestützten Bestellprozesse geschaffen: in ihnen werden sowohl alle zur Verbuchung notwendigen Informationen erfasst, als auch die Compliance-Anforderungen in Bezug auf Einkaufsberechtigungen und Vier-Augen-Prinzip sichergestellt.

Bei Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, so dass die Rechnungsverarbeitung mit persönlich auszuführenden Arbeitsschritten einhergeht. Um trotzdem eine hohe Effizienz zu erreichen, werden die auf das interne Postbüro, den inhaltlich verantwortlichen Rechnungsempfänger, den Freigeber, die Finanzabteilung und das Zentralarchiv verteilten Arbeitsschritte durch ein Workflowsystem gesteuert.

Elektronische Rechnungen gehen ausschliesslich von Lieferanten ein, mit denen von der Beschaffungsorganisation Rahmenverträge abgeschlossen wurden und bei denen regelmässig Bestellungen getätigt werden. Von Lieferanten mit einem Aufkommen von mehr als 50 Rechnungen im Jahr verlangt UBS, dass sie über gesetzeskonforme elektronische Rechnungen fakturieren. Viele dieser Rechnungen haben einen Bezug zu einer systemgestützten Bestellung.
Alle übrigen papierbasierten Rechnungen müssen vor der weiteren internen Verarbeitung digitalisiert werden, um sie anschliessend wie elektronische Rechnungen weiterverarbeiten zu können. Dieser Vorgang wird im Abschnitt "Digitalisierung von Papierrechnungen" im Detail beschrieben.

Abb. 1 zeigt das Gesamtbild der Organisation des E-Invoicing bei UBS. Darin spielt das B2B-Netzwerk Conextrade von Swisscom IT Services eine zentrale Rolle. UBS hatte sich bereits bei der Einrichtung der katalogbasierten Beschaffungslösung für dieses Lösungskonzept mit einem ausgewählten Dienstleister entschieden. Hauptgrund war die Reduktion der Komplexität der Prozess- und IT-Integration, die dieses Szenario versprach: UBS benötigt so nur eine Schnittstelle zu dieser B2B-Plattform, um verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung in strukturierter elektronischer Form mit vielen Geschäftspartnern auszutauschen.

Für eine vollständig elektronische Rechnungsverarbeitung ist die erwähnte Digitalisierung der eingehenden Papierrechnungen der erste Schritt. Für die an Swisscom ausgelagerten Scanning-Dienste bezahlt UBS eine Pauschalgebühr. Diese bemisst sich nach dem geplanten Rechnungsvolumen, der Komplexität des Aufbaus der Rechnungen sowie an den beanspruchten Basis- und Zusatzservices. Für die Übermittlung der Rechnungsdaten werden analog zur elektronischen Rechnung Transaktionsgebühren erhoben. Für die Rechnungssteller fallen keine Kosten an.

Lieferanten senden elektronische Rechnungen via Swisscom in der Rolle eines Customer Service Providers (CSP) für UBS. Als CSP übernimmt Swisscom die Überprüfung der Vollständigkeit der MWST-relevanten Felder, die Bereitstellung und sichere Übermittlung der Daten im gewünschten strukturierten Datenformat sowie die systematische Prüfung der gesetzeskonformen elektronischen Signatur. Für diese erwähnten Dienste bezahlt UBS einen Grundbetrag für den Betrieb der Lösung und Transaktionsgebühren für die übermittelten elektronischen Geschäftsdokumente.

Abb. 1: Beteilige Parteien mit ihren Rollen und Funktionen

Für die Rechnungssteller nimmt Swisscom IT Services die Rolle eines E Invoicing Service Providers (EISP) ein. Dazu delegieren die Rechnungssteller die Erstellung der elektronischen Rechnung vertraglich an den EISP. Die Rechnungsdaten können auf verschiedene Weise eingeliefert werden. Dies kann mittels manueller Erfassung oder Upload auf einem Web-Portal von Swisscom erfolgen oder durch eine vollintegrierte Anbindung des Fakturierungssystems an Conextrade. Der EISP übernimmt die Rechnungsdaten, konvertiert diese in das vom Rechnungsempfänger gewünschte strukturierte Datenformat und versieht die Rechnungen mit einer steuerrechtlich konformen digitalen Signatur. Zudem wird noch eine PDF-Datei vom Rechnungsinhalt erzeugt, damit dieser für die Fachanwender einfach lesbar ist. Swisscom gewährleistet ferner, dass die Daten dem Empfänger über den richtigen Kanal zugestellt werden. Die im steuerrechtlichen Sinn bei Swisscom entstandenen elektronischen Rechnungsoriginale werden den Rechnungsstellern für eine gewisse Zeit zum Download in ein selbst zu führendes Archiv bereitgestellt. Eine dauerhafte Archivierung der elektronischen Rechnungen bei Swisscom ist ebenfalls möglich, Rechnungssteller können dann dauerhaft online auf die Dateien zugreifen.

Für diese Dienstleistungen bietet der EISP verschiedene Preismodelle an. Diese reichen von einem kostenlosen Account für die Zustellung einer limitierten Anzahl Rechnungen an einen Empfänger bis zu einer individuellen Anbindung, bei der neben den Projektkosten noch mengenabhängige Transaktions- und Betriebsgebühren anfallen. Diese liegen pro Dokument unter den Portokosten einer Papierrechnung. Für die Online-Archivierung fallen zusätzliche Gebühren an.
Können Rechnungssteller die Daten nicht in einem von Swisscom unterstützten Standardformat einliefern, müssen individuelle Formatumwandlungen vorgenommen werden, die einmalige Einrichtungskosten auslösen. Rechnungssteller, die an einen anderen EISP angeschlossen sind, der jedoch eine Interoperabilität mit Swisscom unterhält, bezahlen diesem in der Regel einen kleinen Aufschlag für die Weiterleitung der Rechnungsdaten. Er bleibt für sie aber alleiniger Ansprechpartner und stellt ihnen die erforderlichen Archivdaten zur Verfügung.

Für die Signaturprüfung stellt Swisscom im Rahmen der Basisdienstleistung sowohl für die Rechnungssteller wie auch für UBS einen webbasierten Dienst zur Verfügung. Damit lässt sich die Signatur von elektronischen Rechnungen, die Swisscom erstellt hat, während der ganzen Aufbewahrungszeit der Rechnung nachträglich manuell prüfen. Solche Prüfungen können zur internen Sicherstellung der Unverändertheit der Belege getätigt oder durch externe Buch- und Steuerprüfer veranlasst werden.

Prozesssicht
Einige der zuvor angesprochenen Prozesse werden nachfolgend detaillierter vorgestellt:

Digitalisierung von Papierrechnungen
Grundsätzlich alle Rechnungen an UBS müssen eine Bestellreferenz aufweisen. Papierrechnungen müssen mit der UBS-Personalnummer jener Person versehen werden, der die Rechnung zugestellt werden muss. UBS Mitarbeitende, die eine Rechnung auslösen, sind aufgefordert, bei der Bestellung diese Referenzinformation mitzugeben und den Rechnungssteller darauf hinzuweisen, dass er sie auf der Rechnung aufzuführen hat.

Swisscom IT Services leert ein spezielles, auf UBS lautendes Postfach, das als zentrale Rechnungsempfangsadresse für UBS dient. Der Dienstleister prüft die eingegangenen Papierrechnungen in Bezug auf MWST-Konformität und ob sie die relevanten Referenzinformationen beinhalten (Bestellnummer oder Personalnummer). Ist eine Person als Rechnungsempfänger erwähnt, aber ohne Angabe der Personalnummer, so ergänzt Swisscom diese anhand von bereitgestellten Stammdaten. Unvollständige oder formal unkorrekte Rechnungen werden mit einem Standardbrief, unter Angabe des Grundes für die Rückweisung, an die Rechnungssteller retourniert. Einwandfreie Rechnungen werden mit einem Strichcode versehen, eingescannt, ins PDF-Format umgewandelt und schliesslich digital signiert. Diese Datei bildet aus steuerrechtlicher Sicht den Originalbeleg. Die Signatur dient zum Nachweis der Unverändertheit der Datei während der Aufbewahrungsfrist. Mittels OCR (Optical Character Recognition) werden zudem die Kopf- und Fussdaten der Rechnung ausgelesen. Die Qualität dieser Daten wird maschinell plausibilisiert und zusätzlich von einer Person geprüft. Diese strukturierten Daten werden auch mit einer elektronischen Signatur versehen und zusammen mit dem ebenfalls signierten PDF der Papierrechnung an UBS übermittelt.
Nach dem Eingang der von Swisscom übermittelten Rechnungsdaten werden diese bei UBS automatisiert auf Vollständigkeit und Zuordnungsreferenz geprüft. Die anschliessende Rechnungsverarbeitung erfolgt im workflowgestützten Prozess.

Automatische, systemgestützte Rechnungsverarbeitung
Die automatische, systemgestützte Rechnungsverarbeitung kommt zur Anwendung, wenn sich die Rechnung auf eine Bestellnummer bezieht, die vom UBS Beschaffungssystem SAP MM-Modul vergeben wurde (vgl. Abb. 2). Weil UBS grundsätzlich nur elektronische Einzelrechnungen (eine Rechnung entspricht einer Bestellung) akzeptiert, ist eine eindeutige Zuordnung der Rechnung zur Bestellung im SAP MM-Modul möglich. Für die Prüfung der einzelnen Rechnungspositionen müssen diese auf die entsprechende Bestellposition verweisen. Dadurch können die Rechnungskontrolle im SAP MM-Modul und schliesslich die Zahlungsfreigabe im SAP FI-Modul automatisch erfolgen. Die Zahlungsinformationen (Konditionen, Zahlungsfrist, Zahlungsadresse) werden vom System aus den Kreditorenstammdaten gelesen. Liefert der Rechnungssteller eine Einzahlungsscheinreferenznummer (ESR) mit, wird die Zahlungsadresse durch diese Information übersteuert. Bei fehlgeschlagener Verarbeitung wird die elektronische Rechnung vom Services-Team im Ressort Procurement manuell bearbeitet. Diese Quote liegt bei etwa 1 %.


Abb. 2: Prozessdarstellung der automatisierten Rechnungsverarbeitung bei UBS

Workflowgestützte Rechnungsverarbeitung
Digitalisierte Papier- und elektronische Rechnungen, die keinen Bezug auf eine Bestellnummer von UBS nehmen, müssen zwingend mit einer UBS-Personalnummer versehen werden. Diese identifiziert die Person, an die die Rechnung zur Prüfung geleitet werden soll. Diese Information stösst einen elektronisch unterstützten Workflowprozess an, der durch eine E Mail an die entsprechende Person initiiert wird (vgl. Abb. 3). Diese kontrolliert die Rechnung, ändert gegebenenfalls die vorgeschlagenen Kontierungsinformationen (Sachkonto und Kontierungsobjekt, vgl. Abb. 4) und bestimmt eine vorgesetzte Stelle zur Freigabe. Automatisch voreingestellt ist die kostenstellenverantwortliche Person laut Personaladministrationssystem. Diese Stelle erhält eine E Mail mit der Aufforderung zur Freigabe. Ist auch diese erfolgt, wird die Rechnung schliesslich automatisch im SAP FI-Modul verbucht und analog der automatisierten Verarbeitung zur fristgerechten Zahlung freigegeben. Die Workflow-Applikation ermöglicht, Stellvertreter zu definieren und dadurch Aufgaben elektronisch weiterzuleiten. Rechnungen, die sachlich nicht in Ordnung sind, werden vom Accounting storniert und beim Rechnungssteller neu angefordert.


Abb. 3: Prozessdetaillierung der workflowgestützten Rechnungsverarbeitung bei UBS

Anwendungssicht
Bei UBS gehen die durch den EISP erzeugten Daten zur elektronischen Rechnung in einer XML-Datei nach dem W3C-Standard xmldsig ein. Diese enthält
  • den Rechnungsinhalt im Format SAP IDoc INVOIC XML,
  • die digitale Signatur zum IDoc-Rechnungsinhalt,
  • das Zertifikat mit dem die digitale Signatur errechnet wurde,
  • das Protokoll der erfolgreichen Signaturprüfung,
  • allenfalls elektronische Rechnungsbeilagen (z.B. Rapporte)
  • sowie eine von Swisscom generierte PDF-Datei, in der der Rechnungsinhalt als Lesekopie abgebildet ist.

Abb. 4: Kontrolle und Kontierung einer E-Rechnung ohne Bestellbezug via Webbrowser

Bei digitalisierten Papierrechnungen ist die Struktur der übermittelten XML-Datei dieselbe, zusätzlich ist aber noch die gescannte Papierrechnung als weitere PDF-Datei samt der digitalen Signatur zur Datei eingebettet. Die strukturierten Rechnungsinhalte im IDoc-Format haben im Vergleich zur elektronischen Rechnung aber einen reduzierten Umfang: Ausgelesen werden lediglich die MWST-relevanten Kopf- und Fussdaten der ursprünglichen Papierrechnung.


Abb. 5: Beteiligte Systemkomponenten und ihre Funktionen

Die eingegangene XML-Datei wird bei UBS im von Swisscom eingerichteten eService Connector verarbeitet. Dieser kontrolliert die eingetroffene Datei auf Vollständigkeit und legt bei positiver Prüfung die IDoc-Rechnung im SAP als vorerfassten Beleg an. Dieser wird bei Rechnungen mit Bestellbezug im SAP Materialwirtschaftsmodul MM automatisch weiterverarbeitet. Rechnungen ohne Bestellbezug werden im SAP Finanzmodul FI mit Hilfe des Workflow-Management-Systems SAP Workplace bearbeitet. Die Archivierung der XML-Datei mit ihren sämtlichen Bestandteilen erfolgt im Archivierungssystem IXOS, wobei eine logische Verknüpfung mit dem SAP-Beleg erstellt wird.
Rechnungssteller verfügen idealerweise über ein ERP-System, das den Export der Rechnungsdaten in einem gut dokumentierten Standardformat unterstützt oder sogar standardmässig eine Schnittstelle zu einem E-Invoicing Service Provider besitzt. Swisscom IT Services bietet Rechnungsstellern vier Optionen zur Einlieferung der Rechnungsdaten:
  • Manuelle Eingabe der Rechnungsdaten im Webportal von Swisscom bzw. direkte Erzeugung der Rechnung aus den hinterlegten Bestelldaten
  • Export der Daten aus dem eigenen Fakturierungs- bzw. ERP-System und Upload mit dem so genannten Rechnungsgateway auf das Web-Portal von Swisscom (via Webbrowser oder automatisiert mittels lokal installierter Software)
  • Integrierte EDI-Direktanbindung an das B2B-Netzwerk Conextrade
  • Empfang der Rechnungsdaten über einen Biller Service Provider oder anderen E-Invoicing Service Provider, der eine interoperable Schnittstelle zu Conextrade unterhält
Die Rechnungsdaten können in den Formaten xCBL, UN/EDIFACT, IDoc oder als Flatfile in einem von Swisscom vordefinierten Format ohne zusätzliche Konvertierungskosten an Conextrade eingeliefert werden.

4. Entstehung und Betrieb der Lösung

Aus den Erfahrungen des E-Procurement-Projekts „MyShop“ gab sich UBS im E-Invoicing-Projekt mehr Zeit für den Pilotbetrieb, der mit gezielt ausgewählten, innovativen Lieferanten durchgeführt wurde. Diese grosszügige Planung wurde auch beansprucht und zahlte sich aus.

E-Invoicing-Lösung
Der Auftraggeber des E-Invoicing-Projektes im Jahr 2003 war die Abteilung E Procurement im Ressort Procurement; die operative Projektleitung wurde von der UBS-internen Informatik wahrgenommen. Weil das Projekt jedoch einen grossen Einfluss auf die Prozesse des Accountings hatte, war die Unterstützung dieses Bereichs eine unabdingbare Voraussetzung. Swisscom IT Services war zuständig für die technische Anbindung der Rechnungssteller, die Lieferung und Installation des eService-Connectors, dessen Verbindung mit der Dokumentenablage im Archiv sowie für die logische Verknüpfung mit dem SAP-Beleg bei UBS. Aufgabe der Rechnungssteller war es, die klar definierten Spezifikationen bezüglich der Rechnungsinhalte und Formate zu erfüllen.

Weil nicht jeder Mitarbeitende regelmässig Rechnungen zu kontrollieren hat, stellte die adäquate interne Kommunikation eine Herausforderung dar. Eine breit angelegte Information an alle Mitarbeitenden kam nicht in Frage. Deshalb entschied man sich, in den Benachrichtigungs-E Mails an Rechnungsprüfer und -freigeber mittels eines Hyperlinks auf eine Kurzanleitung zu verweisen. Diese führt Anwender kurz und übersichtlich in den Workflow und die Einstellungen ein.

Nach der Anbindung der ersten Rechnungssteller aus dem Pilotprojekt, musste ein Prozess für den effizienten Roll-out der Lösung etabliert werden. Die Supply Manager, die Verbindungspersonen zwischen Lieferanten und dem Ressort Procurement, wurden ausgebildet und instruiert, damit sie in ihren Verhandlungen die Geschäftspartner für die elektronische Rechnungsstellung sensibilisieren und gewinnen können. Bei Ausschreibungen und Neuverhandlungen soll, wo sinnvoll, die elektronische Rechnungsstellung als Voraussetzung für eine Zusammenarbeit deklariert werden.

Entscheidet sich ein Lieferant für die elektronische Rechnungsstellung, bestimmt er den Starttermin und verpflichtet sich, das Projekt innerhalb von drei Monaten mit klar definierten Meilensteinen bis zur Produktivschaltung durchzuziehen. Im Rahmen dieser Anbindungsprojekte übernimmt UBS die Koordination und pflegt die Kreditorenstammdaten entsprechend nach. Swisscom IT Services leitet die technische Anbindung der Rechnungssteller an das B2B-Netzwerk. Dabei entsteht der grösste Aufwand bei der Bereitstellung der Daten aus der Rechnungsapplikation in dem von UBS gewünschten Format und bei der Anpassung der betroffenen Geschäftsprozesse beim Rechnungssteller.

Scanning-Lösung
Der Auftraggeber des 2009 gestarteten Scanning-Projektes war das Accounting von UBS. Die Umsetzung der Lösung geschah in enger Zusammenarbeit mit dem Ressort Procurement und mit dem Lösungsanbieter Swisscom. Für die rechtlichen Belange wurde noch die Steuer- und Rechtsabteilung miteinbezogen. Die Kommunikation der Anforderungen an die Rechnungssteller obliegt jenen UBS-Mitarbeitenden, die Rechnungen auslösen: Sie müssen die richtige Referenzinformation und die zentrale Rechnungsadresse mitgeben. Das erwies sich als nicht so trivial, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag: "Falsch adressierte" Papierrechnungen werden zusammen mit einem Formular für allfällige Zusatzinformationen per Post an das Scanning-Center weitergeleitet.

Das Projekt profitierte erheblich davon, dass die Rechnungskontrolle ohne grossen Aufwand mit dem bereits eingeführten Workflowsystem erfolgen konnte und die Benutzerakzeptanz schon gegeben war.

Partnerwahl
Nach der Evaluation mehrerer Lösungspartner, entschied sich UBS im Jahr 2003 für Swisscom IT Services mit ihrem B2B-Netzwerk Conextrade. Die Erfahrungen im MyShop-Projekt und die frühe Verfügbarkeit einer MWST-konformen Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch spielten dabei eine wesentliche Rolle. Hinzu kam, dass Swisscom den Rechnungsstellern ein breites Spektrum an Integrationsmöglichkeiten anbietet. Für die Entwicklung des webbasierten Workflows zur Rechnungskontrolle wurde auf interne IT-Ressourcen zurückgegriffen, die sich punktuell durch Spezialisten von SAP verstärkten.

Für die Digitalisierung der Papierrechnungen wurde Mitte 2008 erneut ein Dienstleister gesucht. Das verantwortliche Ressort Accounting bezog die Kollegen vom Procurement bei der Marktanalyse mit ein. Mehrere Anbieter stellten ihre Lösungskonzepte vor. Vorteile in der technischen Implementierung führten schliesslich zu einem Entscheid für Swisscom IT Services.

5. Erfahrungen

Das im Jahr 2003 formulierte Ziel, in kürzester Zeit von 500 Lieferanten und Dienstleistern die Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten, stellte sich als nicht erreichbar heraus. Ende 2010 liegt die Zahl der angebundenen Rechnungssteller bei etwa 120. Diese machen aber rund 60 % des gesamten Rechnungsaufkommens von UBS aus.

Mit der Scanning-Lösung sollten die Papierrechnungen von Lieferanten mit weniger als 50 Rechnungen pro Jahr elektronisch in den Workflow gebracht werden. Für das erste Jahr hatte man sich zum Ziel gesetzt, 90'000 Rechnungen so zu verarbeiten. Weil es sich als schwierig herausstellte, die Adressierung an den zentralen Rechnungseingang umzustellen, wurde dieses Ziel nicht erreicht.

UBS geht davon aus, dass etwa 60'000 Papierrechnungen pro Jahr nicht zu eliminieren sind. Es handelt sich dabei um Rechnungen, die vertrauliche Informationen enthalten, weshalb sie von UBS selbst und nicht durch einen externen Dienstleister verarbeitet werden. Dafür wurde vor einigen Jahren ein spezieller interner Scanning-Prozess eingerichtet, der aber teurer ist als das ausgelagerte Scanning.

Die Einführung von E-Invoicing und die Digitalisierung der Papierrechnungen für die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung führten zu folgenden positiven Effekten:
  • Einsparung von 50 % der Prozessschritte bei der elektronischen Rechnung durch Automatisierung, Standardisierung und Wegfall der physischen Archivierung der Rechnungsdokumente
  • Kürzere Durchlaufzeiten und automatisiertes internes Mahnwesen für hängige Prüfungen und Freigaben von Rechnungen ohne Bestellbezug, der Bearbeitungsstatus einer Rechnung ist verfolgbar
  • Standardisierung und bessere Messbarkeit der Prozessqualität der Rechnungskontrolle und Zahlungsfreigabe
  • Reduktion des manuellen Arbeitsaufwands in der Kreditorenbuchhaltung. Dank der neuen Scanning-Lösung konnten laut Accounting zwischen 40 und 50 CHF Prozesskosten je Papierrechnung eingespart werden.
  • Die steuerrechtliche Konformität der elektronischen Rechnungen ermöglicht UBS den vollständigen Verzicht auf das Papier.

Weil anfangs noch Unsicherheiten bestanden, ob die Beweiskraft der von Swisscom gelieferten Daten zu den Papierrechnungen den steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen genügt, liess sich UBS in der Startphase die eingescannten Papierrechnungen zur Sicherheit monatlich in physischer Form ins Zentralarchiv liefern.

Weitere Möglichkeiten, wie Leistungen von Dritten abgerechnet werden, sind mittels Barspesenabrechnung und durch Bezahlung mit einer UBS Corporate Card. Diesen Anteil versucht man kontinuierlich zu reduzieren und auf einen der definierten Rechnungsverarbeitungsprozesse zu bringen.

6. Erfolgsfaktoren

Für UBS ist E-Invoicing einer von mehreren Bausteinen für durchgängige elektronische Purchase-to-Pay Prozesse. Um dabei die Komplexität und Anzahl Schnittstellen tief zu halten, beschränkt sich UBS auf nur einen Service-Provider. Mit Conextrade wurde ein B2B-Netzwerk ausgewählt, das neben der Rechnung auch Geschäftsdokumente wie Bestellung oder Auftragsbestätigung austauschen kann. Dank der verschiedenen Anbindungsmöglichkeiten, können Rechnungssteller ein ihrem Transaktionsvolumen entsprechendes Lösungsszenario wählen. Dies hilft UBS bei der Durchsetzung ihrer Forderung an die Lieferanten, die Daten elektronisch bereitzustellen. Besonders interessant ist die Anbindung für Lieferanten, die mehrere Kunden über das B2B-Netzwerk bedienen können. Die Attraktivität des Netzwerks steigt mit der Zahl der unterstützten Prozesse und der daran direkt oder indirekt über andere Netzwerke erreichbaren Geschäftspartner.


Lessons Learned
Die elektronische Anbindung der Rechnungssteller dauert länger als erwartet. Die Unternehmen haben sich oft noch zu wenig mit dem Thema auseinandergesetzt und sind ungenügend für die diesbezüglichen Anliegen der Grossunternehmen sensibilisiert. Weil viele ihre Ressourcen für IT-Projekte extern beziehen oder diese in laufenden Projekten verplant sind, geniessen B2B-Projekte nicht immer die gewünschte Priorität. Zudem sind die technischen Voraussetzungen bei den Rechnungsstellern oft ungenügend, die Geschäftsprozesse nicht klar definiert und die Datenqualität mangelhaft. Letzteres tritt in der Regel erst im End-to-End-Test zu Tage.
Der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten zwingt sowohl Rechnungssteller wie auch Rechnungsempfänger, sich mit den Prozessen und der Bedeutung der gegenseitigen Beziehung auseinanderzusetzen.

Der Roll-out kann beschleunigt werden, wenn den Rechnungsstellern konkrete Lösungsszenarien aufgezeigt werden können, die sich aus ihrer Sicht refinanzieren lassen. Eine Auseinandersetzung mit dem Rechnungssteller und die Entwicklung von partnerschaftlichen Lösungen können entscheidend zum erfolgreichen Roll-out beitragen. Im Weiteren hat es sich bewährt, wenn der Umsetzungsplan durch den Rechnungssteller gestaltet und der Endtermin durch ihn bestimmt wird.

Obwohl zwischen den B2B-Netzwerken Swisscom IT Services und PostFinance eine interoperable Verbindung existiert und Rechnungen der daran angeschlossenen Unternehmen untereinander ausgetauscht werden könnten, nutzen nur wenige Rechnungssteller diese Möglichkeit. Kostengünstige Online-Anbindungsmöglichkeiten, das Scanning der Papierrechnung durch den Rechnungsempfänger sowie eine noch geringe Zahl von aktiven Geschäftspartnern, die sich durch die Interoperabilität erreichen lassen, könnten mögliche Gründe für diese Zurückhaltung sein.

Die Definition und Einhaltung von Standards braucht zwar kurzfristig mehr Überzeugungskraft, zahlt sich aber beim Roll-out der Lösung aus. Dies gilt sowohl für interne wie auch für externe Prozesse. Spezialitäten und Eigenheiten wirken sich bei Einführung und Betrieb von Integrationslösungen als zeitraubend und kostentreibend aus.

Der Aufwand für die Umstellung auf einen zentralen Rechnungseingang sollte nicht unterschätzt werden. Es braucht viel gezielte interne und externe Kommunikation, damit in einer dezentralisierten Organisation die Bedarfsträger die Instruktionen konsequent weitergeben und die Lieferanten ihre Prozesse und Stammdaten entsprechend ändern.

Aktualisiert am 28.08.2013
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